Un matrimonio a su medida

Una boda es un evento mágico por la cantidad de sentimientos que la componen: el amor, el romanticismo, la fraternidad, la amistad… o por las personas que asisten, los novios, la familia, los amigos. Lo cierto es: no existe prenda más deseada que un vestido de novia, no hay modelo y mujer más bella que una novia. Todo este contexto lleva a anfitriones y a organizadores a soñar con el diseño de un evento tan rico en detalles como alejado de una cruda realidad: el presupuesto. Suficiente razón para calmarse, analizar con paciencia, buen juicio y calculadora en mano las opciones más convenientes para llevar a cabo un evento a la medida. Lo más importante después del sí, en términos de organización, es acordar un estilo de boda. Para que ésta sea lo más parecida al sueño de sus protagonistas es fundamental que los dos compartan las siguientes apreciaciones: 1. El estilo de la boda será tradicional o contemporáneo; ¿les gustaría realizar algún tipo de innovación? 2. El matrimonio se realizará dentro o fuera de la ciudad? 3. Con qué presupuesto se cuenta? 4. Se realizará una recepción sencilla o algo más elaborado? ¿Qué tipo de comida y bebida van a ofrecer? 5. Qué fecha y hora del día será la más adecuada, de conformidad con el estilo a seguir? 6. Existe alguien especial para oficiar la ceremonia? 7. La ceremonia religiosa será en el mismo lugar de la recepción o en otro? ¿Qué tan distante? 8. Existe un color, estilo de decoración y flores que deseen elegir para darle un toque más personalizado a la celebración? 9. Qué tipo de música desean para la ceremonia religiosa y para la recepción? 10. Cuántas personas piensan invitar aparte de la familia directa de los dos? 11. Van a mandar hacer los vestidos o los van a alquilar? 12. Quiénes serán los pajecitos y quiénes las damas de honor? 13. Cuántas fotografías tienen planeado realizar? ¿Habrá filmación? 14. Qué modelos de tarjetas les gustaría enviar? 15. A qué lugar desean viajar de luna de miel? 16. Existe un estilo especial de argollas que les encante a los dos? 17. Habrá lista de regalos o lluvia de sobres? (Aunque no recomendamos la última) 18. De qué manera se agradecerán los obsequios? con tarjetas, vía telefónica, ofrecerán un té…   Cómo distribuir los gastos En este álgido punto, lo primordial es llegar a un acuerdo basado en las siguientes preguntas: ¿Ustedes costearán todos los gastos o sus familias los apoyarán económicamente? ¿La mayor parte del dinero se dedicará a la conformación del nuevo hogar, a la ceremonia y recepción o a la luna de miel? Recuerden que aunque mucho se ha hablado sobre los gastos que a cada uno le corresponden, también es cierto que pueden llegar a un acuerdo justo en el cual cada una de las partes invierta igual cantidad. Hoy, debido a una mejor posición económica, la mujer puede asumir parte de los gastos. Afortunadamente, la inversión que se realiza no es directamente proporcional al grado de felicidad que pueda llegar a alcanzarse en el matrimonio. Por ello, lo ideal es, después de haber determinado el monto que se va a invertir en la ceremonia, se debe establecer el estilo de boda y, de ahí en adelante, comenzar a efectuar las cotizaciones, tres como mínimo por cada ítem, para elegir por descarte los proveedores más adecuados. En este punto es esencial tener en cuenta el establecimiento de contratos con pólizas de cumplimiento o cualquier otro sistema de control que garantice la calidad y el surtido adecuado de los elementos adquiridos. Recuerde que la mejor manera de asignar el presupuesto es pensar qué cantidad de dinero se va a invertir por cada invitado. Organice una libreta de control para evitar que algún dato se le escape y pueda afectar el presupuesto; en ella debe reservar un espacio para enumerar todos los ítems de inversión (comida, música…). Al lado, escriba el monto que han determinado por cada uno; luego, anexe a cada opción las cotizaciones obtenidas, direcciones, teléfonos fijos y celulares.   Para optimizar el presupuesto… Cualquier presupuesto puede optimizarse, sólo considere las siguientes observaciones: -Las invitaciones, cuanto más sencillas, más elegantes. No se deje influenciar con tipos raros de papel o con tamaños. Recuerde que son más valiosas para ustedes que para sus invitados, que una vez enterados no las guardarán más de un mes, si acaso. -Un mesero puede atender cómodamente a 10 personas. -Una botella de licor alcanza para 9 tragos, con excepción de la botella de whisky, de la cual se pueden obtener 20. -Pueden organizar un evento a manera de “copa de champaña”, que se celebra a media tarde; su duración máxima es de tres horas y está compuesta por tres momentos: la socialización, en la cual se distribuyen bebidas y pasabocas o una tabla de quesos; el segundo es el brindis y la distribución de la torta; y finalmente, el cierre. -El estilo bufé puede llegar a bajar los costos logísticos y pueden ofrecerse nada más tres carnes, dos blancas y una roja, incluso sólo dos. -Un servicio de mesa, es decir plato a plato por invitado, logísticamente implica involucrar más meseros, un coordinador y una vajilla más completa. -Una tajada de ponqué adecuada puede tener de espesor entre dos y tres centímetros. En una boda, este es ofrece al final de la comida. -Si desean dejar pasantes en las mesas para menguar el hambre de los invitados, resulta más económico organizar unos dips con julianas de verduras o frutas, canapés y un juego de panecillos o pequeños pasabocas. la porción mínima de éstos por persona es de tres, dos de ellos de sal y uno de dulce. -Aunque resulte difícil de creer, para cualquier estilo de celebración que elijan, es necesario establecer una tabla de control del licor que se va a ofrecer, con el fin de optimizarlo. -Se realiza un mejor control si se deja por mesa de 10 invitados una botella de whisky o del licor que se ofrecerá, dependiendo del estilo, incluso se puede colocar una de champaña para el brindis. Esto evita que se fugue el licor en interminables filas de vasos que distribuyen sin control los meseros. -Elijan flores de temporada, en general, las silvestres son más económicas que las rosas, los girasoles, los anturios, etc. O seleccione unas de mayor precio como protagonistas y rodéelas de otras más económicas. -Los recordatorios de boda pueden entregarse sólo a las mujeres asistentes. Sin embargo, no es un tema obligatorio. -Las decoraciones de mesa (arreglos florales, mantelería) deben adquirirse por mesa de 10 personas; cada vez que tengan que armar otra mesa con menos invitados, los costos aumentarán. -Podría reducir el alquiler de cubertería si realizan un bufé o si cada plato servido se alcanza a la mesa con sus cubiertos. Evitaría colocar varios juegos a la vez por persona (esto ocurre cuando se instalan por invitado tres juegos de cubiertos, lo cual resulta muy elegante pero costoso). -La corte de pajecitos puede reducirse a una pareja o sólo a uno. -Existen casas de novia en las cuales se entregan en alquiler vestidos nuevos y sobre medidas, diseñados al gusto. Esta opción podría ayudar a soliviar el gasto. -Los jugos de fruta son una excelente opción para bajar costos. Muchas veces, las personas que no acostumbran beber no tienen más opción que aceptar costosos tragos que consumen menos de la mitad para luego abandonarlos. La norma es la siguiente: como aperitivos, frutas ácidas; como acompañamientos de mesa, frutas carnosas dulces; y como postres bajativos o pousse: café, cremas o sorbetes (guanábana, curuba, fresa…) -Inviten solamente a las personas indicadas, el círculo familiar y amigos íntimos. -Es más práctico en términos de dinero, agradecer los obsequios, luego de la luna de miel, vía telefónica, a los más allegados; y con una pequeña tarjeta, a los demás.   Un coordinador de boda le ayudará a economizar Para cualquiera resulta descabellado contratar la asesoría de un coordinador de boda, cuando la intención es reducir los gastos a lo esencial. Pues bien, un evento de esta magnitud siempre nos toma por sorpresa con la organización debido a la exigencia en los detalles y por qué no, al desconocimiento de las normas básicas de etiqueta y protocolo. Además, éstas personas conocen muy bien a los proveedores, la calidad de sus productos y, dentro de este mercado, a quienes se ajustan a las circunstancias particulares demarcadas por el estilo y el presupuesto de los anfitriones. Recuerde que a veces lo barato sale caro.   Para que no los engañen, he aquí algunas observaciones sobre la labor que debe desarrollar un coordinador de boda: 1. Es un experto en el tema de protocolo y etiqueta, lo cual es muy importante para que el evento esté dentro del marco del buen gusto y la usanza. 2. Ayuda a determinar el estilo de la boda. 3. Cuenta con el conocimiento de proveedores en todas las áreas y le ayuda a seleccionar la opción más adecuada. 4. Diseña el evento. 5. Elabora un cronograma a seguir. 6. Realiza los mapas de mesa para la ubicación de los invitados. 7. Está al tanto de la proyección de la imagen de los anfitriones. 8. Diseña y ejerce mecanismos de control que permitan optimizar los recursos económicos y logísticos. 9. Se entiende con todos los proveedores, lo cual les ahorra mucho tiempo y estrés a los anfitriones. 10. Permanece, a lo largo de la boda, pendiente de que los detalles estén en su justo lugar; asegura la calidad de la atención que los invitados deben recibir; soluciona los problemas sin que nadie se entere. 11. Entrega un informe final del evento y sus recursos.   El tiempo permite una mejor planeación Sí, es cierto. nada hecho con gran prisa permite detectar los errores a tiempo, lograr los mejores descuentos o seleccionar los mejores proveedores. Por ello, uno de los factores más efectivos para controlar el presupuesto de una celebración como la boda es el tiempo. Así se contará con la suficiente anticipación para visitar, preguntar, comparar, acordar y contratar lo mejor de lo mejor. Una boda es un evento que marca la vida. Dedícale tiempo, establece un estilo, asigna un presupuesto, involucra a tu pareja, establece mecanismos de control y disfrútalo.